Power Automate estratégico no RH: colaboração, decisões e insights em fluxo contínuo

Integração e gestão colaborativa com Planner + Teams - Apresentação

Apresentação do Instrutor

Olá! Meu nome é Henrique Frizo, sou instrutor na Alura e estarei acompanhando vocês nos próximos passos, ensinando mais sobre a ferramenta Power Automate.

Audiodescrição: Henrique é um homem de pele clara, com cabelos e barba escuros. Ele veste uma camiseta preta lisa. Ao fundo, há uma parede branca com uma luz azul refletindo nela.

Introdução ao Power Automate

O Power Automate é uma ferramenta que faz parte da Power Platform da Microsoft e é utilizada para criar automação de processos dentro das empresas, o que chamamos atualmente de Workflows (fluxos de trabalho).

Público-Alvo e Pré-Requisitos do Curso

Este curso é indicado para pessoas que já possuem um conhecimento básico em Power Automate, pois desenvolveremos alguns fluxos um pouco mais avançados. Não serão totalmente avançados, mas é necessário ter um conhecimento básico dessa ferramenta.

Foco do Curso e Integrações

Este curso é direcionado para pessoas que já atuam no setor de recursos humanos ou que têm interesse nessa área e desejam aprofundar seus conhecimentos sobre os problemas e projetos que envolvem esse setor. Durante o curso, aprenderemos não apenas o Power Automate, mas também outras ferramentas que podemos integrar em nossos fluxos, como o Power Apps, o Power BI, o Excel Online e as listas online do SharePoint.

Objetivos e Ferramentas do Curso

Exploraremos fluxos que envolvem aprovações, atualizações por e-mail e também no Teams. Nosso objetivo é integrar diversas ferramentas do ecossistema Microsoft simultaneamente.

Recursos Adicionais e Continuidade

Na Alura, a aprendizagem é contínua. Temos acesso ao fórum, onde podemos discutir mais sobre as aulas, esclarecer dúvidas e também ajudar outras pessoas.

Encerramento e Próximos Passos

Agora, vamos prosseguir. Clique no botão abaixo e avance para as próximas aulas, pois há um vasto universo de conhecimento a ser adquirido sobre Power Automate. Nos vemos nas próximas aulas.

Integração e gestão colaborativa com Planner + Teams - Criando um plano de ação com o Copilot + Planner

Introdução ao Projeto de Automação

Lembramos que já auxiliamos a Valoriza a automatizar e melhorar seus processos relacionados a reuniões. Atualmente, as reuniões geram atas que são inseridas em postagens no Teams. A Valoriza nos enviou um exemplo para que possamos desenvolver uma nova automação, cujo objetivo é gerar um planner a partir da descrição dessas atas de reunião.

Introdução ao Uso de Inteligência Artificial

Vamos introduzir o conceito de inteligência artificial em nossas automações, utilizando o Copilot. Caso não conheçam o Copilot, explicaremos brevemente seu funcionamento. Embora nosso fluxo seja simples, é importante compreender como trabalhar com inteligência artificial no Power Automate. Utilizaremos o Copilot para criar um plano de ação a partir da ata de reunião.

Utilizando o Copilot no Word

Iniciaremos selecionando toda a ata e copiando-a. Podemos utilizar o Copilot em diversas ferramentas da suíte Microsoft, incluindo o próprio Copilot na barra de tarefas do Windows 11. Para este exemplo, utilizaremos o Word. Vamos abrir o Word, colar a ata de reunião e, no canto superior direito, selecionar a opção do Copilot.

Daremos a seguinte instrução ao Copilot: "Crie um plano de ação baseado no conteúdo". O Copilot rapidamente gera um plano de ação para cada item da ata. Por exemplo, se o primeiro assunto for melhorar a comunicação interna, o Copilot cria um plano de ação com a implementação de reuniões semanais, incluindo responsável e prazo. No entanto, a pedido do RH da Valoriza, não incluiremos essas informações no Planner, apenas a tarefa e uma breve descrição.

Criando um Fluxo no Power Automate

Agora, vamos ao Power Automate para criar nosso fluxo. Clicamos em "criar", selecionamos "fluxo da nuvem automatizado" no canto superior esquerdo, e nomeamos o fluxo como "automatizar Planner". Escolhemos a opção "quando uma nova resposta do Forms é enviada", com a qual já trabalhamos anteriormente. Em seguida, criaremos o formulário necessário para o processo.

Configurando o Microsoft Forms

Já temos o nosso Forms selecionado. Caso não se lembrem de como chegar lá, basta ir ao canto superior esquerdo, clicar nos vários pontinhos e selecionar o Forms. Vamos esperar carregar um pouco e começar criando um formulário totalmente em branco. No canto superior esquerdo, clicamos em "novo formulário" e nomeamos como "ata de reunião Valoriza". No entanto, é possível escolher qualquer outro nome, como "Planner Valoriza", conforme preferirem.

Clicamos em "começo rápido" e selecionamos "texto" para adicionar nossa tarefa. Em seguida, adicionamos uma questão e uma descrição, caso queiramos incluir a descrição fornecida pelo Copilot.

Criando um Planner

Agora, precisamos criar um Planner. Podemos fazer isso de duas formas: no canto superior esquerdo, clicamos em Planner, que nos dará a opção de criar um Planner do zero. Outra opção interessante é criar dentro do Teams. No canal "RH Valoriza", no canto superior central, clicamos no botão de mais e selecionamos Planner. Clicamos em "salvar" para iniciar o processo e, em seguida, em "criar um novo plano". Selecionamos a opção básica, mas é possível escolher outra. Nomeamos o plano como "RH Valoriza Planner", mas o nome pode ser alterado conforme desejado. Clicamos em "criar" e aguardamos o carregamento.

Preenchendo o Planner com Ações

Com o plano vazio, vamos preenchê-lo com as ações que realizaremos. Selecionamos o fluxo e o formulário "ata de reunião". Como criamos o formulário depois, é necessário atualizar para que o Power Automate reconheça a criação. Primeiro, criamos o formulário e depois o fluxo. Caso tenham feito na ordem inversa, basta atualizar o Power Automate. Clicamos em "guia do formulário" e selecionamos "ata de reunião Valoriza". Clicamos no ícone de mais para adicionar o próximo gatilho ou ação e, dentro do Forms, escolhemos "obter detalhes da resposta". Selecionamos o formulário "ata de reunião" e o ID da resposta, clicando no ícone de conteúdo dinâmico para selecionar o ID da resposta.

Clicamos no ícone de mais e buscamos pelo Planner. Dentro dele, selecionamos "criar uma tarefa". Vamos pelo básico, adicionando as tarefas ao Planner de forma rápida. Clicamos em "D do grupo" e buscamos "soluções Power Automate", que é o nome do nosso plano. Selecionamos o plano "RH Valoriza Planner". Se atualizarmos o Planner, veremos o plano criado. Tudo está interligado, seja pelo Teams ou pelo navegador.

Testando o Fluxo

O título, que é obrigatório, será a nossa tarefa. Podemos colocar a tarefa ou a descrição, mas por enquanto, vamos com a tarefa. Clicamos em "salvar" e aguardamos a confirmação de que tudo está correto. Em seguida, clicamos em "testar" no topo, selecionamos "manual" e clicamos em "testar agora". Precisamos executar a ação de início, preenchendo o formulário. Clicamos em "coletar respostas", copiamos o link, abrimos uma nova guia e colamos o link. Atualizamos e inserimos "melhorar a comunicação interna" como tarefa. Na descrição, colocamos "implementar reuniões de feedback". Submetemos e aguardamos a criação da tarefa.

Verificando o Resultado no Planner

Verificamos no Planner se a tarefa foi criada. Atualizamos a página e encontramos "melhorar a comunicação interna". Agora, o time da Valoriza pode atribuir responsabilidades, acompanhar o progresso e definir prioridades. Este foi um pontapé inicial básico para conhecer a ferramenta de Planner. Exploraremos funcionalidades mais avançadas em soluções futuras para a Valoriza.

Integração e gestão colaborativa com Planner + Teams - Automatizando lembretes com Power Automate e Teams

Introdução à Automatização no Planner e Teams

Parece que não há snippets de código fornecidos para complementar a transcrição. No entanto, posso ajudar a estruturar a transcrição de forma didática, destacando os passos e ações importantes para criar a automatização no Planner e no Teams.

Para começar, precisamos lembrar a equipe da Valoriza que novas tarefas estão sendo inseridas no nosso Planner. Para isso, criaremos uma automatização que verificará o Planner a cada minuto ou a cada dez minutos, conforme determinarmos. Quando uma nova tarefa for lançada no Planner, seremos notificados no canal do Teams sobre a atualização.

Passo 1: Criar um Fluxo da Nuvem Agendado

1. Criar o Fluxo: Começaremos clicando no botão de criar e selecionando a opção de fluxo da nuvem agendado.
2. Nome do Fluxo: No campo de nome do fluxo, podemos inserir, por exemplo, "lembretes do Planner", mas o nome é personalizável.
3. Configurar Periodicidade: A periodicidade solicitada pela equipe da Valoriza é de dez minutos, então configuraremos para repetir a cada dez minutos e clicaremos no botão de criar.

Passo 2: Listar Tarefas no Planner

1. Acessar o Planner: Acessaremos o Planner e selecionaremos a opção de listar tarefas.
2. IDs Necessários: O ID do grupo será "soluções de Power Automate" e o ID do plano será "RH Valoriza Planner", onde ocorrerão as atualizações.

Passo 3: Aplicar a Cada Tarefa

1. Configurar Aplicação: Selecionaremos a opção de aplicar a cada. Clicaremos no ícone de mais, acessaremos a opção de controle e selecionaremos "aplicar a cada".
2. Selecionar Conteúdo Dinâmico: Escolheremos a opção de valor, não de atribuições.

Passo 4: Obter Detalhes da Tarefa

1. Obter Detalhes: Dentro da configuração "aplicar a cada", faremos algumas configurações para obter os detalhes da tarefa.
2. Selecionar ID da Tarefa: No Planner, selecionaremos a opção de obter detalhes e escolheremos "obter detalhes da tarefa". Selecionaremos o ID da tarefa.

Passo 5: Postar Mensagem no Teams

1. Selecionar Ação do Teams: Vamos buscar pelo gatilho do Teams, pela ação do Teams, e selecionar "Postar uma mensagem em um chat ou canal".
2. Escolher Bot do Flow: Podemos postar como um bot do Flow, que é a nossa escolha.
3. Definir Canal e Mensagem: A mensagem será postada no canal "RH Valoriza" e será: "Olá, turma. Novas tarefas foram criadas no Planner. Verifique o mais rápido possível."

Testar o Fluxo

1. Salvar e Testar: Clicamos em "salvar" no canto superior direito. Agora, testaremos manualmente, sem esperar o tempo passar.
2. Verificar Execução: Clicamos em "fluxo de execução" no canto inferior direito e, em seguida, em "concluído". Verificamos se tudo ocorre conforme o esperado.

Ao acessar o Teams, observamos que o bot "Workflows" enviou a mensagem. Realizamos testes anteriores para garantir o funcionamento. Agora, a cada 10 minutos, o bot buscará atualizações e novas atribuições nas tarefas, listando e notificando no grupo.

Na próxima etapa, exploraremos mais complexidade, vendo como essas tarefas podem ser listadas no Excel e no Power BI.

Considerações Finais

Se houver snippets de código ou detalhes adicionais que você gostaria de incluir, por favor, forneça-os para que eu possa integrar ao conteúdo.

Sobre o curso Power Automate estratégico no RH: colaboração, decisões e insights em fluxo contínuo

O curso Power Automate estratégico no RH: colaboração, decisões e insights em fluxo contínuo possui 105 minutos de vídeos, em um total de 44 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Business Intelligence em Data Science, ou leia nossos artigos de Data Science.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Integração e gestão colaborativa com Planner + Teams
• Gestão moderna de integração com Forms, SharePoint, Aprovações e Planner
• Reconhecimento e clima: humanizando o RH com automações
• Avaliações e decisões automatizadas com Power Apps, Aprovações e BI
• Monitoramento, inteligência e melhoria contínua com Copilot e Excel